Créer un centre de bilan de compétences : les étapes

Les demandes en bilan de compétences explosent depuis quelques années. D'après Welcome to the Jungle, les demandes de financement de bilan de compétences ont connu une augmentation de 63,5 % sur un an, de 2021 à 2022. Pour répondre à cette demande, de nombreux consultants en bilan de compétences songent à créer leur propre structure.

Bien que créer un centre de bilan de compétences semble être un défi parfois insurmontable, ça ne l’est pas. Si vous suivez une méthodologie claire et éprouvée, ce projet est accessible. 

Avant de vous expliquer comment créer votre centre, il faut rappeler qu'il existe deux types de profils : les consultants indépendants, qui exercent seuls ou en portage, sans créer un organisme structuré avec marque, équipe ou réseau, et les consultants qui décident d'ouvrir des organismes à part entière.

Cet article s'adresse au second profil. Vous y trouverez tout ce qu'il faut savoir avant de vous lancer : le cadre légal, le type de structure, les certifications nécessaires et, enfin, la méthodologie à suivre pour un lancement réussi.

Comprendre ce qu'est un centre de bilan de compétences

Avant d'entrer dans le vif du sujet (les étapes pour devenir un centre de bilan de compétences), clarifions ce que c'est. Contrairement à un consultant indépendant qui exercerait dans un cabinet individuel, un centre de bilan de compétences est une structure organisée, qui crée une marque, une équipe et/ou un réseau. Le gérant du centre peut :

• employer d'autres consultants pour faire grandir sa structure ;

• sous-traiter des bilans à d'autres professionnels s’il a plus de clients que de temps ;

• accueillir plus de bénéficiaires que s'il exerçait seul ;

• être certifié Qualiopi ;

• être référencé sur Mon Compte Formation (CPF).

Les centres de bilan de compétences sont soumis à un cadre légal particulier que vous devez connaître avant de vous lancer. Tout d'abord, que vous soyez indépendant ou que vous créiez un centre, vous réalisez une prestation (le bilan de compétences) qui est encadrée par le Code du travail (articles L.6313-1). Vous devez donc respecter ce qu'il impose.

Ensuite, vous ne pouvez exercer que si votre organisme a déposé une déclaration d'activité, aussi appelée NDA, dans les 3 mois suivant votre premier contrat. Le NDA est indispensable pour exercer comme organisme déclaré et accéder aux dispositifs de financement de la formation professionnelle.

Enfin, depuis le 1er avril 2024, votre centre de bilan de compétences doit être certifié Qualiopi au-delà de 77 700 € de chiffre d'affaires.

Ce cadre légal peut sembler contraignant, mais il constitue un socle solide pour orienter vos décisions et construire votre entreprise sur des bases saines.

Étape 1 : Choisissez la bonne forme juridique pour devenir un centre de bilan de compétences

La première étape lors du lancement d'une activité est le choix d'un statut adapté. Les statuts pour créer un centre en bilan de compétences sont différents de ceux adaptés aux consultants indépendants.

Les structures les plus adaptées pour créer votre centre en bilan de compétences

Le choix du statut dépendra de vos ambitions, de vos projets pour l'avenir, de votre envie de vous associer ou encore de vos souhaits de certification. Vous pouvez choisir entre 3 statuts :

• La SASU, qui est particulièrement adaptée si vous souhaitez faire évoluer votre centre rapidement. Par exemple, ce statut est idéal pour embaucher d'autres consultants, créer une marque forte et développer votre notoriété, ou encore vous assurer une protection sociale solide en tant que dirigeant.

• L'EURL, quant à elle, est parfaite si vous souhaitez profiter des avantages d'une structure à responsabilité limitée, tout en réduisant vos charges. Notez qu'elle convient uniquement si vous souhaitez gérer votre établissement seul.

• La SAS et la SARL, au contraire, sont parfaites si vous prévoyez de vous associer. Elles offrent le même avantage que la SASU et l'EURL en termes de protection du patrimoine personnel, tout en permettant d'intégrer plusieurs associés dans la gouvernance du centre.

La micro-entreprise peut convenir pour tester une activité ou intervenir comme consultant indépendant, notamment en sous-traitance. En revanche, elle montre vite ses limites pour créer un centre structuré, recruter, développer une marque, organiser un réseau ou piloter une activité CPF à plus grande échelle.

Les questions à vous poser pour trancher

Vous avez des doutes concernant le statut qui conviendra pour votre projet ? Voici quelques questions pour vous guider :

• Combien de consultants vais-je intégrer à terme ? Si vous souhaitez recruter d'autres consultants, la SASU est particulièrement adaptée.

• Ai-je des associés ou est-ce un projet solo ? Si vous prévoyez de vous associer, une SAS ou une SARL sont les options les plus adaptées.

• Quel chiffre d'affaires je vise à 12 et 24 mois ? Si vous visez une croissance rapide avec un chiffre d'affaires élevé, la SASU ou la SAS sont préférables. 

Pour finaliser votre décision, vous pouvez vous référer au tableau récapitulatif ci-dessous.

	Projet solo	Projet avec associés	Recrutement de consultants	Croissance rapide	Réduction des charges	Protection sociale dirigeant	Protection du patrimoine
SASU	Oui	Non	Oui	Oui	Non	Oui	Oui
EURL	Oui	Non	Limité	Limité	Oui	Limité	Oui
SAS / SARL	Non	Oui	Oui	Oui	Variable	Oui	Oui

Et si vous voulez le tableau en format d'image à télécharger, pour le garder sous le coude, le voici :

Notez qu'il est vivement recommandé de faire appel à un comptable et/ou à un expert juridique avant de choisir votre statut.

Étape 2 pour créer un centre de bilan de compétences : Immatriculez votre structure et obtenez le NDA

Le choix du statut n'est pas la seule démarche administrative à effectuer. Une fois ce dernier choisi, vous devez immatriculer votre structure et obtenir votre NDA. Si vous suivez les étapes ci-dessous, vous pourrez aborder cette étape sereinement.

Tout d'abord, pour immatriculer votre société, faites appel à votre comptable. Il vous aidera à déterminer votre code APE. Bien souvent, vous pourrez choisir entre 85.59B ou 85.60Z, tous deux adaptés à la formation professionnelle.

Ensuite, préparez votre dossier pour déclarer votre activité et obtenir votre NDA. Rassemblez : 

• la dénomination de votre cabinet de bilan de compétences ;

• vos statuts ;

• le capital social de votre cabinet ;

• sa domiciliation ;

• l'objet et les éléments descriptifs de votre activité.

Enfin, vous pourrez déposer votre déclaration d'activité auprès de la DREETS pour obtenir votre NDA. En effet, vous avez une obligation légale de déclarer votre activité dès le premier contrat signé, et cela dans un délai de 3 mois. Rassurez-vous, cette démarche administrative est simplifiée et vous pouvez procéder directement en ligne.

Étape 3 : Obtenez la certification Qualiopi (une obligation légale ou presque !)

Cette étape est souvent redoutée car elle demande de la rigueur, mais si vous êtes méthodique et professionnel, vous pourrez obtenir votre certification.

Pourquoi Qualiopi est essentiel pour créer un centre de bilan de compétences ?

Depuis 2022, les centres de bilan de compétences doivent être certifiés Qualiopi pour accéder aux fonds publics et mutualisés, tels que le CPF, les OPCO, ou encore les aides de France Travail.

C'est également un prérequis non négociable pour être référencé sur Mon Compte Formation. Bien que non obligatoire, être référencé sur ce site renforcera la crédibilité de votre centre. Ainsi, vous pourrez rassurer vos prospects plus facilement et trouver davantage de bénéficiaires, surtout si vous souhaitez nouer des partenariats avec des entreprises et des DRH.

Le référentiel Qualiopi appliqué aux exigences spécifiques du bilan de compétences

Pour obtenir votre certification, vous devrez passer un audit. Nous vous recommandons d'envisager cet audit comme une mise en conformité (plus que comme un examen) pour lequel vous pouvez vous préparer progressivement, tout en documentant vos procédures.

Le référentiel Qualiopi est organisé autour de sept critères :

• les conditions d'information du public ;

• l'identification précise des objectifs ;

• l'adaptation aux publics bénéficiaires ;

• l'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations ;

• la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels ;

• l'environnement professionnel ;

• les appréciations et les réclamations des parties prenantes.

  
  

Ces sept critères sont reliés à 32 indicateurs sur lesquels vous serez évalué. Si vous souhaitez plus d'informations au sujet du référentiel Qualiopi, rendez-vous sur le site officiel.

Les étapes à respecter pour obtenir Qualiopi

Vous savez maintenant pourquoi Qualiopi est indispensable et vous connaissez le référentiel pour obtenir votre certification.Voici comment procéder concrètement.

Pour commencer, choisissez un organisme certificateur accrédité : PRONEO, AFNOR, Bureau Veritas…

Ensuite, préparez votre système qualité. Concrètement, c'est cette étape qui sera déterminante pour la réussite de votre audit : vous y préparerez les procédures, rédigerez les documents et assurerez une traçabilité sans faille pour satisfaire les 32 indicateurs de la certification.

Enfin, vous pourrez passer l'audit initial et obtenir le certificat, valable 3 ans, et à renouveler à l'issue de cette durée.

Étape 4 : Faites-vous référencer sur Mon Compte Formation (CPF)

Capter les financements CPF est indispensable si vous souhaitez développer votre centre. En effet, ils permettront à vos futurs bénéficiaires de financer leur bilan et lèveront donc un frein majeur à leur collaboration avec vous : le budget. Attention, depuis le 26 février 2026, le plafond du CPF pour les bilans de compétences est passé à 1 600 €. 

De plus, comme précisé plus haut, si vous êtes référencé sur le site CPF, vous pourrez profiter d'un flux de prospects qualifiés sans démarche commerciale de votre part.

Vous l'aurez compris, être référencé sur Mon Compte Formation est un avantage non négligeable.

Pour y accéder, il vous suffit de :

• avoir le NDA ;

• être certifié Qualiopi ;

• vous enregistrer sur le portail Carif-Oref ;

• soumettre votre offre sur Mon Compte Formation ;

• fixer un prix de bilan visible publiquement (souvent entre 1 500 € et 3 000 €).

Étape 5 : Structurez votre offre et votre modèle d'accompagnement pour exercer efficacement

Si vous souhaitez faire de votre centre de bilan de compétences un projet viable et rentable, il vous faudra bien plus que le lancer et respecter le cadre légal. Vous devrez trouver des bénéficiaires et les satisfaire. Pour atteindre cet objectif, la meilleure méthode est de structurer une offre qui répond aux besoins exacts de votre cible et de proposer un accompagnement qualitatif.

Définissez le positionnement de votre centre

Pour convaincre votre cible de choisir votre centre plutôt que celui de vos concurrents, vous devez la connaître, développer une offre et des modalités qui lui conviennent, et communiquer auprès d'elle clairement. Pour vous aider à définir votre positionnement, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Quel est mon public cible ? Les salariés, les demandeurs d'emploi, les cadres ou encore un secteur spécifique ?

• Quelle modalité serait la plus adaptée pour leur permettre de réussir leur bilan de compétences ? Le suivre en présentiel, à distance ou encore via un programme hybride ?

• Quel rythme serait le plus adapté à ce type de bénéficiaires ? Sont-ils prêts pour un bilan intensif ou préféreraient-ils étaler les sessions ?

  
  

Construisez vos supports d'accompagnement

Une fois votre positionnement clair, vous pourrez concevoir un programme adapté aux besoins de votre cible, tout en respectant les trois phases imposées par le Code du travail :

• la phase préliminaire ;

• la phase d'investigation ;

• la phase de conclusions.

  
  

Choisissez vos outils de gestion

Lorsque votre positionnement sera clair et que votre programme sera finalisé, vous serez en mesure de choisir les outils et logiciels qui vous aideront, au quotidien, à délivrer un travail de qualité. Vous pourrez par exemple utiliser :

• un CRM ;

• un outil de visioconférence ;

• un logiciel de stockage sécurisé des dossiers (en conformité avec le RGPD) ;

• un outil de prise de rendez-vous en ligne…

Si vous souhaitez plus de détails concernant les logiciels et outils pour gérer votre centre de bilan de compétences, consultez notre article dédié. 

Étape 6 : Attirez vos premiers bénéficiaires

Trouver vos premiers bénéficiaires sera sûrement le sujet le plus pressant une fois que vous aurez lancé votre centre. Si vous souhaitez signer vos premiers contrats rapidement, nous vous recommandons d'activer trois leviers.

Commencez par solliciter votre réseau personnel et professionnel. Par exemple, vous pouvez annoncer l'ouverture de votre centre à vos anciens collègues, aux RH de votre réseau LinkedIn…

En parallèle, vous pouvez travailler votre visibilité en ligne en créant votre site internet, sans oublier de l'optimiser pour qu'il soit bien référencé par Google, ou en mettant en place une stratégie de contenu sur LinkedIn.

Une autre source de prospects fiable est le développement de partenariats avec des entreprises, des OPCO, des cabinets RH et des prescripteurs médico-sociaux.

Découvrez d'autres stratégies pour attirer des clients dans notre article dédié.

Les étapes pour devenir un centre de bilan de compétences

Lorsque vous serez prêt à ouvrir un centre de bilan de compétences, assurez-vous de respecter la méthode partagée dans cet article. Voici un récapitulatif pour n'oublier aucune étape :

• Choisir la bonne forme juridique pour son centre

• Immatriculer votre structure et obtenir le NDA

• Structurer votre offre et votre modèle d'accompagnement

• Obtenir votre certification Qualiopi

• Vous faire référencer sur Mon Compte Formation (CPF)

• Attirer vos premiers bénéficiaires

Faites-vous accompagner pour ouvrir votre centre de bilan de compétences

Créer un centre est un projet professionnel ambitieux qui requiert de mener de nombreuses actions en parallèle, tant sur le plan juridique que commercial et pédagogique, et il se peut que vous ne soyez pas à l'aise avec certains de ces domaines. Si c'est le cas, ou si vous souhaitez avancer vite, vous pouvez vous faire accompagner.

Linkom Consultants, par exemple, propose une formation complète pour les profils qui souhaiteraient devenir consultants en bilan de compétences et ouvrir leur centre, ainsi qu'un partenariat qui inclut : supervision des pratiques, partage d'outils, accès à un réseau de consultants, formation continue… Contactez-nous pour plus d'informations à ce sujet.

Formation certifiante en bilan de compétences

À propos de l'auteur de cet article

Clara Antok

Fondatrice de Linkom Consultants

Organisme de formation et centre de bilan de compétences depuis 2005

Psychosociologue et formatrice spécialisée dans le bilan de compétences depuis 2005.